Gestion des Utilisateurs

La gestion des utilisateurs dans Softyflow est un hub centralisé qui vous donne un contrôle total sur la façon dont les personnes accèdent et interagissent avec la plateforme. À partir d'ici, vous pouvez créer, mettre à jour ou supprimer des utilisateurs, les affecter à des rôles spécifiques avec des permissions granulaires, définir des métadonnées personnalisées pour catégoriser et filtrer les utilisateurs, et configurer des règles de délégation pour garantir que les processus métier continuent de fonctionner sans interruption même lorsque les utilisateurs ne sont pas disponibles.

Une base d'utilisateurs bien gérée est le fondement d'un environnement Softyflow sécurisé et efficace. Avant de commencer, il est fortement recommandé de vous familiariser avec le système d'authentification pour comprendre comment les utilisateurs se connectent, et d'avoir configuré vos paramètres de plateforme globaux pour correspondre aux politiques de votre organisation.

Le tableau de bord principal de gestion des utilisateurs dans Softyflow.

1. Licences Disponibles​

Softyflow fonctionne selon un modèle de licence basé sur les utilisateurs, où chaque compte utilisateur actif consomme une licence de votre quota disponible. Ce système garantit que vous ne payez que pour le nombre d'utilisateurs qui utilisent activement la plateforme. L'indicateur Nombre de Licences, affiché de manière bien visible en haut de la page Utilisateurs (sous Compte → Utilisateurs), fournit un aperçu en temps réel de votre consommation de licences, montrant combien de licences utilisateur actives sont actuellement utilisées sur votre quota total.

L'utilisation des licences est clairement affichée, montrant les utilisateurs actifs par rapport au total des licences disponibles.

Exemple : Si votre organisation dispose d'une licence pour 12 000 utilisateurs et que vous avez actuellement 1 870 comptes actifs, l'indicateur d'utilisation montrera que vous utilisez 15,58 % de votre capacité totale. Cela vous permet de planifier la croissance future et d'éviter les interruptions de service.

Depuis le tableau de bord de gestion des utilisateurs, vous pouvez :

• Surveiller le nombre précis d'utilisateurs actifs, bloqués et totaux en un coup d'œil.
• Suivre votre utilisation de licence en temps réel dans la section Nombre de Licences pour rester informé de votre consommation.

⚠️ Conseil d'Optimisation des Licences : Pour tirer le meilleur parti de vos licences disponibles, nous recommandons de réviser régulièrement et de supprimer ou désactiver les comptes inutilisés. Le simple fait de bloquer un utilisateur peut ne pas libérer une licence, car les utilisateurs bloqués peuvent toujours être comptabilisés dans votre quota total en fonction de votre configuration spécifique.

2. Créer un Utilisateur​

Créer un nouvel utilisateur dans Softyflow est un processus simple qui vous permet d'intégrer rapidement de nouveaux membres de l'équipe et de leur accorder le niveau d'accès approprié.

Pour créer un nouvel utilisateur, suivez ces étapes :

1. Depuis le tableau de bord de gestion des utilisateurs, cliquez sur le bouton Créer un Utilisateur, situé en haut à droite de la page. Cela ouvrira un formulaire dédié où vous pourrez définir tous les paramètres spécifiques à l'utilisateur.

2. Dans l'onglet Détails de l'Utilisateur, vous devrez remplir les informations suivantes :

   • Email : L'adresse email de l'utilisateur, qui sert d'identifiant unique pour la connexion.
   • Prénom / Nom : Le nom complet de l'utilisateur, qui sera affiché sur toute la plateforme.
   • Langue par Défaut : La langue dans laquelle l'utilisateur expérimentera l'interface Softyflow.
   • Accès à l'IDE : Accorder l'accès à l'Environnement de Développement Intégré (IDE), qui est requis pour les utilisateurs qui seront impliqués dans le développement de projets.
   • Bloquer l'Utilisateur : Cette option vous permet de créer un compte utilisateur mais de le garder temporairement désactivé.
   • Envoyer un Email de Bienvenue : Si coché, Softyflow enverra automatiquement un email de bienvenue à l'utilisateur avec des instructions sur la façon de se connecter, en utilisant les fournisseurs de messagerie configurés.
   • Voir le Mot de Passe : Un mot de passe temporaire peut être généré et visualisé ici.

3. Ensuite, vous pouvez utiliser les onglets supplémentaires pour affiner davantage le profil de l'utilisateur :

   • Métadonnées : Attribuez des champs de données personnalisés qui ont été configurés dans les paramètres de plateforme, tels que le département de l'utilisateur, son rôle ou sa région géographique.
   • Groupes : Ajoutez l'utilisateur à un ou plusieurs groupes d'utilisateurs prédéfinis pour lui accorder un ensemble de permissions en une seule fois.

Une fois que vous avez rempli toutes les informations requises, cliquez sur le bouton Ajouter pour finaliser le processus de création de l'utilisateur. Le nouvel utilisateur apparaîtra alors dans la liste globale des utilisateurs et pourra commencer à accéder aux interfaces web et aux processus selon les rôles et permissions qui lui ont été attribués.

Le formulaire de création d'utilisateur avec tous les champs et onglets nécessaires.

3. Afficher et Rechercher des Utilisateurs​

L'interface de gestion des utilisateurs, disponible à /ide/users, fournit un tableau de bord complet où vous pouvez afficher, filtrer et gérer tous les comptes utilisateur enregistrés dans votre espace de travail Softyflow.

Cette liste centrale affiche les attributs clés de chaque utilisateur, notamment leur nom, adresse email, droits d'accès à l'IDE, statut actuel (actif ou bloqué) et date de dernière connexion. Ces informations en un coup d'œil permettent aux administrateurs de surveiller facilement l'activité des utilisateurs, d'identifier rapidement les comptes inactifs et de repérer tout problème de configuration potentiel.

Pour trouver des utilisateurs spécifiques, vous pouvez utiliser la puissante barre de recherche et les filtres de colonnes. Vous pouvez localiser les utilisateurs par leur prénom, nom ou adresse email, et le système de filtrage prend en charge les requêtes multi-critères, ce qui facilite la réalisation d'audits ciblés ou la gestion d'utilisateurs en masse.

Lorsque vous cliquez sur n'importe quelle ligne d'utilisateur, un panneau latéral s'ouvrira, affichant le profil complet de l'utilisateur. De là, vous pouvez mettre à jour leurs informations, les affecter à différents rôles ou groupes, ou configurer des délégations.

Cette vue dynamique et centralisée est conçue pour faciliter le suivi du statut de tous les utilisateurs, effectuer des audits de sécurité et intégrer efficacement de nouveaux membres de l'équipe. Pour une piste d'audit complète, toutes les activités des utilisateurs sont également suivies dans les journaux système.

Le tableau de bord utilisateur avec les options de recherche et de filtrage.

4. Mettre à Jour un Utilisateur​

La mise à jour du profil d'un utilisateur dans Softyflow est un processus simple et intuitif, permettant aux administrateurs de modifier divers aspects du compte d'un utilisateur pour refléter les changements dans leurs rôles, responsabilités ou informations personnelles.

Pour mettre à jour un utilisateur, suivez ces étapes :

1. Accédez à l'interface de gestion des utilisateurs à /ide/users et localisez l'utilisateur que vous souhaitez mettre à jour. Vous pouvez utiliser les fonctions de recherche et de filtrage pour trouver rapidement le bon compte.
2. Cliquez sur la ligne de l'utilisateur pour ouvrir le panneau latéral, qui fournit une vue complète de leurs informations et paramètres.
3. Dans ce panneau, vous trouverez plusieurs onglets, chacun dédié à un aspect spécifique du profil de l'utilisateur :

4.1. Informations Générales​

Dans cette section, vous pouvez modifier les détails de base de l'utilisateur, tels que :

• Adresse email : Celle-ci doit être unique pour chaque utilisateur et est utilisée pour l'authentification.
• Prénom et Nom : Utilisés à des fins d'affichage dans les formulaires et processus.
• Langue par défaut : Définit la localisation pour l'expérience de la plateforme de l'utilisateur.

Cette section est cruciale pour garantir que le profil de l'utilisateur reste cohérent avec votre annuaire interne ou système d'information RH.

Mise à jour des informations générales d'un utilisateur.

4.2. Métadonnées​

Ici, vous pouvez ajouter ou mettre à jour des attributs de métadonnées personnalisés, tels que :

Attribution de métadonnées personnalisées à un profil utilisateur.

• Département, Entreprise, Affectation, ou ID Employé.
• Ces valeurs peuvent être utilisées pour filtrer les données, restreindre l'accès à certaines ressources ou piloter une logique conditionnelle dans vos interfaces web et flux de processus.
• Les valeurs de métadonnées sont définies par environnement (par exemple, TEST, UAT, PROD), ce qui est essentiel pour une gestion de déploiement efficace.

Les administrateurs ont la flexibilité de définir les types de métadonnées et leurs valeurs possibles dans la section Paramètres → Métadonnées.

4.3. Rôles ou Groupes​

Dans cet onglet, vous pouvez affecter l'utilisateur à un ou plusieurs rôles ou groupes :

• Les Rôles définissent ce qu'un utilisateur est autorisé à faire en lui accordant des permissions spécifiques et en contrôlant sa visibilité sur les ressources de la plateforme.
• Les Groupes vous permettent de gérer l'accès des utilisateurs aux applications à un niveau plus large.
• Les rôles et les groupes dépendent de l'environnement, ce qui signifie qu'un utilisateur peut avoir des permissions différentes dans les environnements TEST, UAT et PROD.

Ce contrôle granulaire est essentiel pour adapter l'expérience utilisateur et appliquer les politiques de gouvernance internes de votre organisation.

Gestion des rôles et appartenances aux groupes d'un utilisateur.

4.4. Délégations​

La délégation dans Softyflow est une fonctionnalité puissante qui garantit la continuité des processus lorsqu'un utilisateur n'est pas disponible, en congé ou a besoin de transférer temporairement ses responsabilités. Au lieu de réaffecter manuellement chaque tâche dans la vue de surveillance, vous pouvez configurer des règles de délégation automatisées pour rediriger les actions d'un utilisateur vers un remplaçant désigné.

Configuration de la délégation de tâches pour un utilisateur.

Les paramètres de délégation sont configurés par utilisateur et peuvent être personnalisés avec les contrôles suivants :

• Déléguer à un autre utilisateur : Choisissez un remplaçant qui prendra en charge les tâches assignées à l'utilisateur pendant la période de délégation.
• Dates d'effet : Définissez une date de début et de fin pour restreindre la délégation à une période spécifique, ce qui est particulièrement utile pour les absences planifiées comme les vacances.
• Portée de la délégation : Vous pouvez choisir si la délégation doit s'appliquer à tous les processus ou être limitée à une sélection de flux de travail uniquement.

Exemple : Un responsable d'équipe qui part en congé peut déléguer ses droits d'approbation à un adjoint pour le processus « Demande de Congé » uniquement, du 10 au 20 août.

Les délégations peuvent être créées ou mises à jour depuis l'onglet Délégation dans le profil de l'utilisateur. Une fois configurées, elles sont automatiquement appliquées par le moteur Softyflow pendant l'exécution des processus et sont suivies dans les journaux de surveillance pour une transparence totale.

Ce mécanisme améliore considérablement la résilience métier, garantit le traitement en temps opportun des tâches et empêche la formation de goulots d'étranglement dans vos flux de travail critiques.

Après avoir effectué des mises à jour des paramètres de délégation d'un utilisateur, n'oubliez pas de cliquer sur Enregistrer pour appliquer les modifications et activer la nouvelle règle de délégation.

5. Supprimer un Utilisateur​

Lorsqu'un utilisateur n'a plus besoin d'accéder à Softyflow, vous pouvez supprimer son compte en suivant un processus sécurisé et structuré conçu pour éviter toute perturbation de vos opérations métier.

⚠️ Critique : Avant de supprimer un utilisateur, il est essentiel de configurer une délégation pour transférer toutes ses tâches en attente, approbations ou autres responsabilités à un autre utilisateur. Cette étape est cruciale pour éviter toute perturbation de processus et garantir la continuité métier.

Pour supprimer un utilisateur, suivez ces étapes :

1. Accédez à /ide/users et localisez le compte que vous souhaitez supprimer.
2. Cliquez sur le profil de l'utilisateur pour ouvrir son panneau latéral.
3. Tout d'abord, bloquez l'utilisateur. Cela révoquera immédiatement son accès et l'empêchera de se connecter ou d'apporter des modifications pendant que vous gérez la transition.

Blocage d'un utilisateur avant la suppression.

4. Passez en revue et configurez les paramètres de délégation de l'utilisateur si vous ne l'avez pas encore fait. Ceci est particulièrement important si l'utilisateur est le propriétaire d'instances de processus actives.
5. Une fois que vous avez vérifié que toutes les responsabilités ont été transférées, cliquez sur le bouton Supprimer l'Utilisateur pour lancer le processus de suppression.

L'étape de confirmation finale pour la suppression d'un utilisateur.

6. Confirmez l'action lorsque vous y êtes invité.

Après confirmation, le compte de l'utilisateur et tous ses droits d'accès associés seront définitivement supprimés de la plateforme. Cette action est irréversible et sera enregistrée dans les journaux système à des fins d'audit.

La suppression d'utilisateurs doit toujours être effectuée avec prudence. La meilleure pratique consiste à d'abord bloquer l'utilisateur, puis à transférer ses responsabilités, et enfin, à s'assurer que toutes ses tâches en attente sont soit réaffectées soit terminées avant de procéder à la suppression.

Cette approche maintiendra vos flux de travail sécurisés et garantira que toutes les transitions opérationnelles sont à la fois fluides et traçables.

6. Droits IDE​

Softyflow utilise un système de licence basé sur les utilisateurs, où chaque licence est liée à un seul compte utilisateur. Lorsque vous créez un nouvel utilisateur et lui accordez l'accès à l'IDE, vous lui permettez d'interagir avec le constructeur d'applications. Cependant, accorder simplement l'accès à l'IDE ne suffit pas ; vous devez également spécifier quelles parties de l'IDE ils sont autorisés à accéder, telles que les Projets, les Fichiers, les Bases de données, la Surveillance, et plus encore.

Ce contrôle granulaire est défini dans la section « Accès aux Ressources IDE », à laquelle vous pouvez accéder lors de la création d'un utilisateur ou lors de la modification du profil d'un utilisateur en naviguant vers :

Utilisateurs → Créer un Utilisateur → Accès à l'IDE → Accès aux Ressources IDE

Configuration des droits d'accès IDE précis pour un utilisateur.

Prochaines Étapes​

Maintenant que vous avez une solide compréhension de la gestion des utilisateurs, vous êtes prêt à continuer à explorer les autres fonctionnalités administratives de la plateforme Softyflow. Voici quelques prochaines étapes recommandées :

• Gestion des Rôles : Apprenez à créer et gérer les rôles et groupes d'utilisateurs pour définir des permissions granulaires.
• Authentification et SSO : Configurez diverses méthodes de connexion, y compris l'authentification unique (SSO), et définissez vos politiques de sécurité.
• Paramètres : Plongez dans les paramètres de la plateforme pour configurer les métadonnées, personnaliser votre image de marque, et plus encore.
• Gestion de la Messagerie : Configurez les fournisseurs de messagerie et personnalisez vos modèles d'email pour les notifications et autres communications.
• Journaux Système : Découvrez comment surveiller les activités des utilisateurs et suivre les événements système pour l'audit et le dépannage.
• Redirection d'Accueil : Découvrez comment configurer des pages d'accueil personnalisées pour vos utilisateurs afin de créer une expérience plus adaptée.
• Gestion des Exécutions et Instances : Apprenez à surveiller et gérer vos instances de processus en cours d'exécution.

Pour ceux qui s'intéressent au développement, il est également important de comprendre comment la gestion des utilisateurs s'intègre avec les domaines suivants :

• Conception d'Interface Web : Voyez comment créer les interfaces orientées utilisateur avec lesquelles vos utilisateurs interagiront.
• Conception de Processus : Apprenez à concevoir les flux de travail que vos utilisateurs exécuteront dans le cadre de leurs tâches quotidiennes.
• Test et Déploiement : Comprenez comment déployer vos applications pour les tests utilisateur et la production.
• Surveillance et Exécution : Obtenez un aperçu plus approfondi de la surveillance des activités des utilisateurs et de l'exécution des processus du point de vue du développement.