Gestion du Courrier

Les notifications par e-mail sont l'épine dorsale des applications modernes de flux de travail, facilitant tout, des approbations d'utilisateurs et des alertes de tâches aux mises à jour du système en temps réel. Le hub de Gestion du Courrier de Softyflow centralise la configuration de vos fournisseurs et modèles d'e-mails, vous offrant un système puissant et flexible pour automatiser la communication.

Gestion centralisée de tous les fournisseurs de courrier SMTP configurés. À partir de cette interface, vous pouvez ajouter, modifier, supprimer et définir un fournisseur par défaut.

1. Configuration des Fournisseurs de Courrier​

La connexion à un fournisseur SMTP externe vous donne un contrôle total sur la façon dont les e-mails sont envoyés depuis vos applications Softyflow. Cela vous permet de gérer les domaines expéditeurs, de suivre la délivrabilité et d'assurer la conformité avec l'infrastructure informatique de votre organisation.

Pour accéder aux paramètres du fournisseur de courrier : Accédez à Compte → Paramètres → E-mail ou allez directement à /ide/mail-providers.

1.1. Créer un Nouveau Fournisseur de Courrier​

Pour ajouter un nouveau fournisseur SMTP, cliquez sur le bouton Créer du Courrier et sélectionnez Fournisseur de Courrier. Une boîte de dialogue apparaîtra où vous pourrez entrer les détails de la connexion.

• Nom : Un nom interne unique pour identifier ce fournisseur (par exemple, "Courrier Transactionnel" ou "Courrier Marketing").
• Hôte : Le nom d'hôte ou l'adresse IP de votre serveur SMTP (par exemple, smtp.example.com).
• Port : Le port utilisé par le service SMTP. Les ports courants incluent 587 (avec TLS) ou 465 (avec SSL).
• Utilisateur : Le nom d'utilisateur ou l'adresse e-mail pour l'authentification SMTP.
• Mot de Passe : Le mot de passe correspondant. Pour une sécurité renforcée, il est fortement recommandé de stocker cet identifiant dans le Coffre-fort Softyflow et de le référencer ici.
• Sécurisé : Activez cette option si la connexion nécessite un chiffrement TLS/SSL (recommandé pour tous les environnements de production).

Boîte de dialogue de configuration pour un nouveau fournisseur de courrier SMTP. Sécurisez vos identifiants en utilisant le Coffre-fort de Softyflow.

Une fois créé, vous pouvez définir un fournisseur comme par défaut pour tous les courriers sortants en cliquant sur le bouton à côté de son nom dans la liste. Si aucune valeur par défaut n'est définie, Softyflow utilise son serveur de courrier intégré comme secours.

1.2. Cas d'Utilisation Courants​

Un fournisseur de courrier configuré peut être exploité sur la plateforme pour diverses communications automatisées :

• Notifications de Flux de Travail : Envoyez des alertes e-mail en temps réel lorsqu'une tâche est assignée, escaladée ou complétée dans un flux de processus.
• Alertes E-mail Personnalisées : Utilisez l'action sendEmail dans les scripts de processus ou les flux de travail d'intégration pour envoyer des messages dynamiques, tels que des résumés d'approbation ou des rapports d'erreur.
• Événements d'Authentification : Envoyez automatiquement les liens de réinitialisation de mot de passe et les e-mails de vérification de compte via votre système d'authentification.
• Confirmations de Soumission de Formulaire : Accusez réception des interactions des utilisateurs sur les interfaces web en envoyant des e-mails de confirmation immédiats.
• Surveillance du Système : Configurez les alertes e-mail pour les erreurs de processus ou les problèmes au niveau du système en utilisant la surveillance des exécutions.

1.3. Mettre à Jour un Fournisseur de Courrier​

Pour modifier un fournisseur existant, cliquez simplement sur celui-ci dans la liste pour ouvrir sa configuration. Apportez les modifications souhaitées et cliquez sur Mettre à Jour pour enregistrer.

L'interface de mise à jour des paramètres SMTP d'un fournisseur de courrier existant.

1.4. Supprimer un Fournisseur de Courrier​

Pour supprimer un fournisseur de courrier :

1. Accédez à Paramètres → E-mail.
2. Cliquez sur l'icône de corbeille à côté du fournisseur que vous souhaitez supprimer.
3. Confirmez l'action lorsque vous y êtes invité.

2. Création de Modèles d'E-mail Dynamiques​

Les modèles d'e-mail sont des mises en page réutilisables qui standardisent et accélèrent vos flux de travail de communication. En combinant du contenu statique avec des variables dynamiques, vous pouvez créer des e-mails personnalisés et conscients du contexte pour n'importe quel scénario.

2.1. Créer un Nouveau Modèle d'E-mail​

1. Cliquez sur le bouton Créer du Courrier et sélectionnez Modèle d'E-mail.
2. Définissez les propriétés du modèle dans l'éditeur :
   • Nom : Un nom interne unique pour une identification facile (par exemple, "E-mailBienvenue" ou "AlerteAssignationTâche").
   • Sujet : La ligne d'objet de l'e-mail. Vous pouvez inclure ici des variables dynamiques, telles que Bonjour, {{user.name}}!.
   • Corps : Le contenu principal de l'e-mail, écrit en HTML. Utilisez des variables pour injecter des données dynamiques à partir de vos processus ou profils utilisateur.
   • Variables : Une liste de variables d'espace réservé disponibles pour utilisation dans le sujet et le corps, ce qui aide à concevoir et déboguer le modèle.

L'éditeur de modèle d'e-mail vous permet de créer des e-mails HTML réutilisables avec des variables dynamiques pour un contenu personnalisé.

2.2. Fonctionnalités de Modélisation Puissantes​

Le moteur de modélisation de Softyflow offre une gamme de fonctionnalités pour créer des e-mails sophistiqués et dynamiques :

• Substitution de Variables Dynamiques : Utilisez la syntaxe {{variable_name}} pour insérer des données de diverses sources. Pour les objets imbriqués, utilisez la notation pointée (par exemple, {{task.assignee.email}}).
• Contexte Utilisateur Riche : Accédez automatiquement aux données du profil utilisateur du destinataire, telles que son nom, son e-mail ou ses métadonnées personnalisées.
• Données de Processus et de Tâche : Injectez les informations contextuelles des flux de processus, y compris les variables de processus, les détails des tâches et le statut de l'instance.
• Contenu Basé sur les Rôles : Bien que ce ne soit pas une fonctionnalité directe du modèle lui-même, vous pouvez implémenter la logique dans vos processus pour envoyer différents modèles en fonction des rôles de l'utilisateur.
• Prise en Charge Complète de HTML et CSS : Concevez des e-mails visuellement riches qui correspondent à votre identité de marque. Vous pouvez intégrer les styles directement dans le HTML pour une compatibilité maximale avec les clients de messagerie.

2.3. Où Utiliser les Modèles d'E-mail​

Les modèles sont profondément intégrés à la plateforme Softyflow et peuvent être invoqués depuis :

• Conception de Processus : Attribuez des modèles pour envoyer des notifications automatisées à différentes étapes d'un flux de travail.
• Conception d'Interface Web : Déclenchez les e-mails basés sur les modèles lors de soumissions de formulaires ou d'autres événements de l'interface utilisateur.
• Gestion des Utilisateurs : Standardisez les e-mails de bienvenue, les mises à jour de compte et d'autres communications liées aux utilisateurs.
• Authentification : Personnalisez la réinitialisation du mot de passe, la vérification de l'e-mail et les messages d'authentification multifacteur.
• Surveillance des Exécutions : Envoyez des notifications d'erreur formatées et faciles à lire aux administrateurs.

En utilisant des modèles, vous assurez la cohérence, réduisez le temps de développement et maintenez un aspect professionnel dans toutes les communications e-mail automatisées.

3. Sujets Avancés et Meilleures Pratiques​

3.1. Surveillance et Résolution des Problèmes​

Une communication efficace nécessite une visibilité sur votre livraison d'e-mail. Softyflow fournit des outils pour surveiller et dépanner les opérations de messagerie :

• Journaux Système : L'outil principal pour suivre l'activité des e-mails. Vous pouvez filtrer les journaux pour voir toutes les tentatives d'e-mails sortants, les livraisons réussies et les messages d'erreur de votre fournisseur SMTP. C'est essentiel pour diagnostiquer les problèmes de connexion ou les défaillances d'authentification.
• Gestion des Exécutions et des Instances : Pour les e-mails déclenchés dans les processus, l'historique des exécutions fournit le contexte. Vous pouvez configurer des alertes pour envoyer une notification par e-mail à un administrateur si un processus échoue, garantissant que les défaillances critiques sont traitées rapidement.
• Santé du Fournisseur : Vérifiez régulièrement l'état et les taux de délivrabilité de votre fournisseur SMTP externe via leurs propres tableaux de bord.

3.2. Meilleures Pratiques de Sécurité​

• Utilisez le Coffre-fort Softyflow : Ne codez jamais en dur les mots de passe SMTP directement dans les paramètres du fournisseur. Stockez-les comme secrets dans le Coffre-fort Softyflow et référencez-les dans la configuration. Cela évite d'exposer les identifiants sensibles dans les métadonnées de votre application.
• Activez la Connexion Sécurisée : Activez toujours l'option Sécurisé (TLS/SSL) lors de la configuration d'un fournisseur SMTP pour chiffrer les données des e-mails en transit.
• Restreindre les Permissions : Utilisez les permissions basées sur les rôles pour contrôler qui peut créer et gérer les fournisseurs et modèles de courrier.

En suivant ces bonnes pratiques, vous pouvez construire un système de communication par e-mail sécurisé, fiable et évolutif dans vos applications Softyflow.