Suivi & Exécution

La page Suivi & Exécution est votre centre de contrôle central pour superviser et gérer toutes les instances de processus actives au sein d'un projet Softyflow spécifique. Cette interface puissante fournit une boîte à outils complète pour le suivi en temps réel de l'exécution des processus, la gestion rigoureuse des tâches, la gestion proactive des erreurs et le contrôle complet du cycle de vie des instances.

Pour tirer le meilleur parti des fonctionnalités de surveillance, il est recommandé de vous familiariser d'abord avec le déploiement de vos applications, ainsi qu'avec les fondamentaux de la conception de processus et des interfaces web associées.

1. Comment Accéder au Suivi de Projet​

Vous pouvez accéder à la page de surveillance spécifique au projet directement lorsque vous êtes à l'intérieur de votre projet, en naviguant vers la section Exécution depuis le menu principal du projet. Cette vue est filtrée pour afficher uniquement les instances et les tâches pertinentes pour le projet sur lequel vous travaillez actuellement.

1.1. Suivi de Projet vs. Surveillance Globale IDE​

Il est important de distinguer le suivi au niveau du projet de la surveillance globale :

• Suivi de Projet (Cette Page) : Fournit une vue détaillée et approfondie des processus et des tâches au sein d'un seul projet. Elle est conçue pour les développeurs et les chefs de projet qui doivent déboguer, gérer et suivre le cycle de vie des instances spécifiques à leur application. Vous pouvez inspecter les schémas de processus, consulter et modifier les variables, et gérer les tâches individuelles.

• Surveillance Globale IDE : Accessible depuis l'IDE Softyflow, cette page offre une vue d'ensemble de haut niveau, multi-projets de toutes les instances en cours d'exécution dans l'ensemble de l'environnement Softyflow. Elle est destinée aux administrateurs système et fournit des outils pour filtrer par environnement (Test/UAT/Prod), gérer les notifications d'erreur à l'échelle du système et surveiller la santé globale de la plateforme. Pour plus de détails, consultez la documentation sur la Gestion Globale des Instances.

2. Vue d'Ensemble Complète​

La page Exécution offre des capacités étendues de surveillance en temps réel, conçues pour vous donner une compréhension claire et immédiate de votre paysage opérationnel. Les fonctionnalités clés incluent :

• Tableau de Bord des Statistiques de Processus : Cela fournit un aperçu rapide de toutes vos instances de processus, soigneusement classées en états en cours d'exécution, terminées et en erreur.
• Gestion des Instances : Vous pouvez rechercher, filtrer et gérer efficacement chaque instance de processus, permettant un accès rapide et une intervention lorsque nécessaire.
• Surveillance des Tâches : Cette fonctionnalité vous permet de suivre la progression des tâches individuelles et de les attribuer dynamiquement à différents utilisateurs et groupes.
• Gestion des Erreurs : Visualisez et gérez de manière transparente toutes les erreurs de processus, avec un accès direct aux journaux système détaillés pour un diagnostic et une résolution rapides.
• Contrôle des Processus : Prenez le contrôle complet de vos processus avec la possibilité de démarrer, mettre en pause, reprendre et terminer les instances selon les besoins.

La page Suivi & Exécution fournit une vue d'ensemble complète de toutes les instances de processus.

3. Recherche des Processus Lancés​

3.1. Explication du Tableau de Bord des Statistiques de Processus​

Le tableau de bord en haut de la page présente des métriques cruciales pour vous tenir informé de la santé de votre système. Ces statistiques incluent :

• Nombre de Processus : Affiche le nombre total de processus définis et le nombre agrégé de toutes les instances qui ont été lancées.
• Instances en Cours : Affiche le nombre de processus en cours d'exécution, avec des indicateurs de progression pour une vérification visuelle rapide du statut.
• Instances Terminées : Indique le nombre de processus qui se sont terminés avec succès, fournissant une mesure claire du débit.
• Nombre d'Erreurs : Met en évidence le nombre de processus qui ont rencontré des erreurs, vous permettant de concentrer votre attention là où c'est le plus nécessaire.

Le tableau de bord fournit une vue de haut niveau des statistiques de processus.

3.2. Options de Recherche et de Filtrage​

3.2.1. Capacités de Filtrage de Base​

L'interface inclut un ensemble de filtres de base intuitifs pour vous aider à localiser rapidement les processus dont vous avez besoin :

1. Recherche de Processus : Un menu déroulant pratique vous permet de rechercher des processus spécifiques par nom, en réduisant la liste pour vous concentrer sur un flux de travail particulier.
2. Filtre de Type : Vous pouvez basculer entre une vue Instance, qui affiche les informations globales du processus, et une vue Tâche, qui se concentre sur les tâches utilisateur individuelles.
3. Mode Environnement : Basculez facilement entre vos environnements TEST, UAT et PROD pour surveiller les processus à travers différentes étapes de votre cycle de développement.

Utilisez les filtres de base pour trouver rapidement des processus par nom, type ou environnement.

3.2.2. Filtrage Avancé pour un Contrôle Granulaire​

Pour des requêtes plus complexes, cliquer sur "Plus de Filtres" révèle un ensemble puissant d'options avancées, permettant des recherches hautement spécifiques :

• Filtres Basés sur les Colonnes : Vous pouvez appliquer des filtres à n'importe quelle colonne disponible dans la table des instances, permettant un découpage précis des données.
• Plages de Dates : Filtrez les processus en fonction de leur date de création, date d'achèvement ou tout autre horodatage pertinent.
• Filtres de Statut : Isolez les processus par leur statut actuel, tel que En cours, Terminé, Erreur ou Pause.
• Filtres Utilisateur : Trouvez les processus assignés à des utilisateurs spécifiques ou initiés par certains créateurs.
• Opérateurs Personnalisés : Utilisez une gamme d'opérateurs comme "égal à", "contient", "commence par" et "se termine par" pour une logique de filtrage affinée.

Les filtres avancés offrent un contrôle détaillé pour les requêtes de processus complexes.

3.3. La Table des Instances en Détail​

La table principale fournit une liste dynamique et complète de vos instances de processus. Les colonnes clés incluent :

• Index : Un numéro séquentiel pour une référence et un comptage faciles.
• Nom du Processus : Le nom du processus, particulièrement utile lorsque vous ne filtrez pas par un processus spécifique.
• Statut : Le statut actuel de l'instance, visuellement distingué avec un codage couleur pour une reconnaissance immédiate.
• Utilisateurs Assignés : Les utilisateurs actuellement assignés aux tâches au sein de l'instance.
• Colonnes Personnalisées : La table est configurable, vous permettant d'ajouter ou de supprimer des colonnes pour répondre à vos besoins spécifiques de surveillance.

La table des instances répertorie tous les processus avec leur statut actuel et leurs affectations.

4. Comment Visualiser les Erreurs​

4.1. Tableau de Bord des Statistiques d'Erreurs​

Le tableau de bord principal affiche de manière proéminente le nombre total d'erreurs, en utilisant des indicateurs visuels clairs pour attirer votre attention. En cliquant sur la section des erreurs, vous pouvez naviguer directement vers une vue filtrée qui fournit des informations plus détaillées sur chaque erreur.

4.2. Identification des Erreurs au Niveau de l'Instance​

Les erreurs sont clairement marquées au niveau de l'instance pour s'assurer qu'elles ne sont pas manquées :

1. Badge d'Erreur : Toute instance ayant rencontré une erreur sera marquée avec un badge d'erreur distinct.
2. Détails de l'Erreur : Cliquer sur une instance avec une erreur vous emmènera vers une vue détaillée où vous pourrez enquêter sur les spécificités de l'erreur.
3. Tiroir d'Erreur : Depuis la vue détaillée de l'instance, vous pouvez accéder au tiroir d'erreur, qui fournit un journal complet de l'erreur et de son contexte.

4.3. Configuration des Notifications d'Erreurs​

Pour rester informé des erreurs de manière proactive, vous pouvez configurer les notifications depuis le panneau de droite :

1. Cliquez sur l'icône Notification située dans la barre d'outils de droite pour ouvrir les paramètres de notification.
2. Ajouter des Utilisateurs : Sélectionnez les utilisateurs qui doivent recevoir des alertes lorsque des erreurs se produisent.
3. Définir la Fréquence : Choisissez de recevoir des notifications de manière Quotidienne, Hebdomadaire ou Mensuelle.
4. Enregistrer la Configuration : Une fois que vous avez défini vos préférences de notification, cliquez sur "Enregistrer" pour appliquer les paramètres.

5. Visualisation des Tâches et des Affectations​

5.1. Basculer vers le Mode Vue Tâche​

Pour vous concentrer sur les tâches individuelles au sein de vos processus, vous pouvez facilement basculer vers la vue Tâche :

1. Dans le menu déroulant de filtre, sélectionnez "Tâche" comme type.
2. La table affichera alors une liste complète de toutes les tâches à travers toutes les instances, ainsi que leurs affectations actuelles.

Le mode vue Tâche vous permet de surveiller toutes les tâches et leurs affectations en un seul endroit.

5.2. Comprendre les Informations sur les Tâches​

La vue tâche fournit des informations détaillées sur chaque tâche, vous assurant une visibilité complète sur la charge de travail de votre équipe. Les informations disponibles pour chaque tâche incluent :

• Nom de la Tâche : Un nom descriptif qui identifie clairement l'objectif de la tâche.
• Date de Création : L'horodatage indiquant quand la tâche a été créée.
• Statut : Le statut actuel de la tâche, qui peut être En cours, Terminé ou Erreur.
• Utilisateurs Assignés : Les utilisateurs individuels actuellement assignés à la tâche.
• Groupes Assignés : Les groupes d'utilisateurs assignés à la tâche, permettant une gestion des tâches basée sur l'équipe.

Les informations détaillées sur les tâches vous aident à suivre les affectations et la progression.

5.3. Gestion Efficace des Tâches​

Depuis la vue détaillée de l'instance, vous disposez de plusieurs options pour gérer les tâches :

1. Modifier les Tâches : Vous pouvez modifier les affectations d'utilisateur et de groupe pour toute tâche, permettant un équilibrage dynamique de la charge de travail.
2. Visualiser les Tâches : Ouvrez l'interface de tâche pour exécuter la tâche ou examiner sa progression.
3. Supprimer les Tâches : Si une tâche n'est plus nécessaire, vous pouvez la retirer de l'instance.

Gérez les tâches en modifiant les affectations, en visualisant les détails ou en les supprimant selon les besoins.

5.4. Le Processus d'Affectation des Tâches​

L'affectation de tâches aux utilisateurs ou aux groupes est un processus simple :

1. Sélectionner la Tâche : Dans la liste des tâches, cliquez sur le bouton "modifier" pour la tâche que vous souhaitez réaffecter.
2. Modifier les Utilisateurs : Dans la boîte de dialogue d'affectation, vous pouvez ajouter ou supprimer des utilisateurs individuels.
3. Modifier les Groupes : De même, vous pouvez ajouter ou supprimer des groupes d'utilisateurs pour ajuster les affectations basées sur l'équipe.
4. Enregistrer les Modifications : Après avoir effectué vos modifications, cliquez sur "Enregistrer" pour appliquer les nouvelles affectations.

Le processus d'affectation des tâches permet une allocation flexible du travail.

6. Comment Redémarrer un Processus​

6.1. Relancer une Instance en Pause​

Si une instance de processus a été mise en pause, vous pouvez facilement la reprendre à partir du point où elle s'est arrêtée :

1. Ouvrir l'Instance : Naviguez et cliquez sur l'instance en pause pour ouvrir sa vue détaillée.
2. Vue Schéma : Allez dans l'onglet "Schéma", où vous verrez une représentation visuelle du flux du processus.
3. Bouton Relancer : Dans la barre d'outils, cliquez sur le bouton "lecture" (▶️) pour initier le processus de relance.
4. Sélectionner l'Activité : Vous serez invité à choisir l'activité spécifique à partir de laquelle le processus doit reprendre.
5. Confirmer la Relance : Après avoir sélectionné le point de départ, cliquez sur "Relancer" pour redémarrer le processus.

Relance d'une instance en pause.

7. Comment Fermer un Processus​

7.1. Terminer Proprement une Instance​

Pour vous assurer qu'une instance en cours est fermée correctement et que toutes les données associées sont gérées correctement, suivez ces étapes :

1. Ouvrir l'Instance : Naviguez vers la vue détaillée de l'instance du processus que vous souhaitez fermer.

Sélectionnez l'instance que vous souhaitez fermer dans la liste.

2. Bouton Terminer : Dans la barre d'outils, cliquez sur le bouton "succès" (✓), qui est utilisé pour terminer l'instance proprement.

Cliquez sur le bouton 'Terminer' pour initier le processus de fermeture.

3. Confirmer l'Action : Une boîte de dialogue de confirmation apparaîtra, vous demandant de confirmer que vous souhaitez terminer l'instance.

Confirmez l'action pour finaliser la fermeture de l'instance.

4. Nettoyage Automatique : Après confirmation, le système effectuera un nettoyage automatique, qui inclut :
   • Terminer toutes les tâches actuellement en cours.
   • Mettre à jour le statut de l'instance à "Terminé".
   • Compléter toutes les activités en attente pour assurer une fermeture propre.

Le système gère automatiquement le nettoyage après la fin d'une instance.

7.2. Terminer de Force une Instance​

Dans les situations où une instance ne répond plus ou est problématique, vous devrez peut-être la terminer de force. Soyez conscient que cette action peut entraîner une perte de données.

1. Option Supprimer : Dans la table des instances, utilisez le bouton de suppression associé à l'instance problématique.
2. Confirmer la Suppression : Il vous sera demandé de confirmer la suppression permanente de l'instance.
3. Avertissement de Perte de Données : Un avertissement sera affiché pour vous rappeler que la terminaison forcée peut entraîner la perte de données associées à l'instance.

La terminaison forcée doit être utilisée avec précaution car elle peut entraîner une perte de données.

7.3. Effectuer des Opérations en Masse​

Lorsque vous devez gérer plusieurs instances à la fois, vous pouvez effectuer des opérations en masse, bien que chaque action soit toujours traitée individuellement :

1. Sélection par Filtre : Utilisez les options de filtrage pour créer une liste des instances que vous souhaitez cibler.
2. Actions Individuelles : Effectuez l'action souhaitée (comme terminer ou supprimer) sur chaque instance de votre liste filtrée.
3. Surveiller la Progression : Gardez un œil sur la table des instances pour suivre l'achèvement de vos opérations en masse.

Les opérations en masse peuvent être effectuées sur une liste filtrée d'instances.

8. Vues Détaillées de l'Instance​

8.1. La Vue Schéma​

La Vue Schéma offre une représentation visuelle puissante de votre processus, vous permettant de voir exactement ce qui se passe :

• Flux de Processus Visuel : Le diagramme BPMN de votre processus est affiché, avec le statut actuel de chaque activité clairement indiqué.
• Mise en Évidence des Activités : Les activités en cours sont mises en évidence en orange, les activités terminées en vert, et toutes les erreurs sont marquées en rouge, fournissant un résumé visuel immédiat.
• Interactions par Clic : Vous pouvez cliquer sur n'importe quelle activité dans le diagramme pour ouvrir une vue détaillée avec plus d'informations.

La Vue Schéma fournit une représentation visuelle du flux du processus avec des statuts d'activité codés par couleur.

8.2. La Vue Variables​

La Vue Variables vous permet d'inspecter et de manipuler les données associées à une instance de processus :

• Variables d'Instance : Vous pouvez visualiser et modifier toutes les variables pour une instance de processus donnée.
• Types de Variables : La vue prend en charge une large gamme de types de variables, notamment les chaînes de caractères, les nombres, les dates, les tableaux et les objets.
• Ajouter des Variables : Si nécessaire, vous pouvez même créer de nouvelles variables pendant que le processus est en cours d'exécution.

La Vue Variables permet l'inspection et la modification en temps réel des données de processus.

8.3. La Vue Mesures​

Cette vue est dédiée au suivi des métriques de performance que vous avez définies pour votre processus :

• Métriques de Performance : Vous pouvez consulter toutes les mesures calculées pour l'instance.
• Ajouter des Mesures : Vous pouvez également créer de nouveaux indicateurs de performance à la volée pour suivre des métriques supplémentaires.
• Modifier les Valeurs : Si nécessaire, vous pouvez modifier manuellement les valeurs de vos mesures.

La Vue Mesures vous aide à suivre les indicateurs clés de performance pour vos processus.

8.4. La Vue Tâches​

Cette vue fournit un aperçu ciblé de toutes les tâches associées à une instance particulière :

• Liste des Tâches : Une liste complète de toutes les tâches pour l'instance est affichée.
• Détails des Tâches : Pour chaque tâche, vous pouvez voir sa date de création, son statut et ses affectations actuelles.
• Actions sur les Tâches : Vous avez la possibilité de modifier, visualiser ou supprimer chaque tâche individuelle.

La Vue Tâches fournit une répartition détaillée de toutes les tâches au sein d'une instance.

8.5. La Vue Journaux​

La Vue Journaux fournit une piste d'audit complète de tout ce qui s'est passé au sein d'une instance :

• Journaux d'Activité : Un enregistrement détaillé et chronologique de toutes les activités de l'instance est disponible pour examen.
• Actions Utilisateur : Vous pouvez suivre qui a effectué quelles actions, fournissant une responsabilité complète.
• Recherche dans les Journaux : Les journaux sont entièrement consultables, vous permettant de filtrer par utilisateur, date, type d'action ou tout autre détail.
• Options d'Export : Pour une analyse plus approfondie, vous pouvez accéder aux informations détaillées des journaux.

La Vue Journaux fournit une piste d'audit complète pour chaque instance.

8.6. La Vue Sous-processus​

Si votre processus inclut des sous-processus, cette vue vous permet de les gérer efficacement :

• Instances Enfants : Vous pouvez visualiser toutes les instances de sous-processus liées qui ont été initiées par le processus parent.
• Navigation : Il est facile de naviguer du processus parent vers n'importe lequel de ses détails de sous-processus.
• Suivi du Statut : Vous pouvez surveiller le statut d'achèvement de chaque sous-processus, garantissant que l'ensemble du flux de travail progresse comme prévu.

La Vue Sous-processus vous aide à suivre et gérer les instances enfants.

9. Meilleures Pratiques pour une Surveillance Efficace​

9.1. Stratégies de Surveillance​

• Vérifications Régulières : Prenez l'habitude de surveiller le tableau de bord régulièrement pour détecter toute erreur potentielle avant qu'elle ne s'aggrave.
• Configurer les Notifications : Configurez les notifications d'erreur pour vous assurer d'être informé de manière proactive de tout problème nécessitant votre attention.
• Utiliser les Filtres : Maîtrisez l'utilisation du filtrage pour vous concentrer efficacement sur des processus spécifiques ou résoudre des problèmes sans bruit inutile.

9.2. Directives de Gestion des Tâches​

• Affectations Claires : Assurez-vous que chaque tâche est clairement et correctement affectée aux utilisateurs ou groupes appropriés pour éviter toute confusion.
• Surveiller la Charge de Travail : Gardez un œil sur la répartition des tâches entre les membres de votre équipe pour assurer une charge de travail équilibrée.
• Mettre à Jour les Affectations : À mesure que la disponibilité de l'équipe change, assurez-vous de mettre à jour les affectations de tâches en conséquence pour maintenir l'efficacité opérationnelle.

9.3. Procédures de Gestion des Erreurs​

• Réponse Rapide : Traitez rapidement toute erreur pour éviter qu'elle ne cause des retards significatifs dans les processus ou des problèmes en aval.
• Analyse des Causes Profondes : Utilisez les journaux détaillés pour effectuer une analyse approfondie des causes profondes de toute erreur qui se produit.
• Amélioration des Processus : Utilisez les informations obtenues à partir des modèles d'erreur pour apporter des améliorations continues à vos processus.

9.4. Considérations de Performance​

• Séparation des Environnements : Utilisez toujours les environnements appropriés (TEST/UAT/PROD) pour chaque étape de votre cycle de développement et de déploiement.
• Surveillance des Ressources : Suivez le nombre d'instances et les performances globales du système pour anticiper et prévenir les goulots d'étranglement de ressources.
• Nettoyage : Terminez et archivez régulièrement les instances terminées pour maintenir des performances système optimales et un environnement opérationnel propre.

En fournissant les outils nécessaires pour une exécution fluide des processus et une résolution rapide des problèmes, la page Suivi & Exécution est un composant essentiel pour maintenir l'excellence opérationnelle dans votre environnement Softyflow.

Prochaines Étapes​

Maintenant que vous avez une solide compréhension de la surveillance et de la gestion de l'exécution, vous êtes prêt à explorer des sujets plus avancés :

• Rapports : Apprenez à créer des rapports et des tableaux de bord perspicaces à partir de vos données de processus.
• Intégration : Découvrez comment surveiller les performances de vos intégrations externes et de vos API.
• Intégration de Base de Données : Découvrez comment surveiller les performances de vos connexions et requêtes de base de données.
• Test & Déploiement : Apprenez à optimiser votre pipeline de déploiement en tirant parti des informations de la surveillance en production.

Pour une exploration plus approfondie de l'administration et de la sécurité, nous recommandons de consulter :

• Gestion des Utilisateurs : Un guide pour gérer l'accès des utilisateurs et les affectations.
• Gestion des Rôles : Apprenez à configurer les permissions basées sur les rôles pour un contrôle granulaire.
• Journaux Système : Plongez plus profondément dans la journalisation avancée et la création de pistes d'audit.
• Authentification : Comprenez les mécanismes de sécurité et de contrôle d'accès.

Pour optimiser les performances, explorez nos tutoriels vidéo et apprenez-en davantage sur les mesures de processus pour le suivi des indicateurs clés de performance (KPI).