Rapports

1. Qu'est-ce que les Rapports ?​

Les rapports dans Softyflow sont une fonctionnalité puissante conçue pour fournir des aperçus profonds de vos processus métier. Ils vont au-delà de la simple enregistrement des données en offrant des capacités d'analyse et de surveillance complètes. En suivant, analysant et visualisant les données de vos exécutions de processus, les rapports vous permettent de prendre des décisions éclairées, d'identifier les goulets d'étranglement de performance et de comprendre les résultats réels de vos flux de travail.

Les rapports efficaces sont construits sur une base solide. Avant de pouvoir créer des rapports significatifs, il est essentiel d'avoir :

• Une structure de projet bien définie.
• Des processus métier clairement conçus.

2. Types de Rapports​

Softyflow offre deux types principaux de rapports, chacun adapté à un besoin analytique spécifique : Rapports d'Instances et Rapports de Tâches.

2.1. Rapports d'Instances​

Les rapports d'instances fournissent un aperçu de haut niveau de vos exécutions de processus. Chaque fois qu'un processus est initié, il génère une unique "instance"—une exécution complète de ce flux de travail du début à la fin. Ces rapports sont cruciaux pour comprendre la santé globale et l'efficacité de vos opérations métier.

Les cas d'utilisation clés pour les rapports d'instances incluent :

• Surveillance des Performances : Suivez les métriques clés comme les taux d'achèvement des processus, la durée moyenne et les fréquences d'erreur.
• Suivi du Statut : Obtenez une visibilité en temps réel sur le statut de tous les processus en cours (par exemple, actif, complété, échoué).
• Analyse des Données : Analysez les données collectées lors de chaque processus pour identifier les tendances, les modèles et les résultats métier.
• Identification des Goulets d'Étranglement : Identifiez les étapes de votre processus où les délais se produisent fréquemment, ce qui vous permet d'optimiser les flux de travail.

2.2. Rapports de Tâches​

Les rapports de tâches offrent une vue granulaire, se concentrant spécifiquement sur les tâches utilisateur au sein de vos processus. Ces rapports sont inestimables pour gérer les charges de travail de l'équipe, évaluer les performances des employés et assurer que les activités critiques sont complétées à temps.

Les cas d'utilisation clés pour les rapports de tâches incluent :

• Métriques de Performance : Analysez les temps d'achèvement des tâches, identifiez les tâches en retard et mesurez l'efficacité des utilisateurs.
• Filtrage Spécifique aux Écrans : Isolez et analysez les tâches associées à un formulaire ou une étape particulière de votre processus.

3. Création de Rapports​

La création d'un rapport dans Softyflow est un processus simple qui commence par une configuration de base et évolue vers une configuration détaillée.

3.1. Configuration de Base​

1. Accédez aux Rapports : À partir de votre tableau de bord du projet, ouvrez la section "Rapports".
2. Créer un Nouveau Rapport : Cliquez sur le bouton "Créer un Nouveau Rapport" pour ouvrir l'assistant de configuration.
3. Configuration Initiale : Remplissez les détails essentiels de votre rapport :
   • Nom du Rapport : Attribuez un nom clair et descriptif (par exemple, "Performance des Approbations de Ventes Mensuelles").
   • Processus : Sélectionnez le processus métier que vous souhaitez analyser.
   • Type : Choisissez entre un rapport "Instance" ou "Tâche" en fonction de vos objectifs analytiques.

L'écran initial de création de rapport.

3.2. Configuration du Rapport​

Après la configuration initiale, vous pouvez affiner votre rapport en utilisant une variété d'options de configuration.

Le panneau principal de configuration du rapport.

3.2.1. Paramètres Essentiels​

Ces paramètres définissent les propriétés fondamentales de votre rapport. Vous pouvez les modifier à tout moment.

• Nom : Mettez à jour le nom du rapport pour plus de clarté.
• Processus : Changez le processus associé au rapport.
• Type : Basculez entre les vues "Instance" et "Tâche".

Paramètres essentiels d'un rapport.

3.2.2. Configuration des Données​

Cette section vous permet de contrôler les données présentées dans votre rapport.

• Colonnes : Sélectionnez quels mesures de processus (champs de données) afficher sous forme de colonnes.
• Filtres : Définissez les conditions pour inclure ou exclure des données spécifiques, ce qui vous permet de vous concentrer sur ce qui compte le plus.
• Tri : Définissez l'ordre de tri par défaut pour votre rapport (par exemple, trier par date de création, décroissant).

Options de configuration des données.

3.2.3. Filtres Spécifiques aux Rapports de Tâches​

Pour les rapports de "Tâches", vous disposez de capacités de filtrage supplémentaires :

• Filtres d'Écran : Réduisez le rapport aux tâches associées à des écrans ou des étapes spécifiques de votre processus.
• Filtres d'État : Filtrez les tâches par leur statut actuel (par exemple, "en cours", "complété").

Options de filtrage spécifiques aux tâches.

4. Affichage des Rapports avec des Tableaux​

La façon la plus efficace de visualiser et d'interagir avec vos rapports est d'utiliser le widget Tableau dans vos interfaces web. Ce widget transforme les données brutes du rapport en un tableau dynamique et convivial.

Les fonctionnalités clés incluent :

1. Filtrage Interactif : Permettez aux utilisateurs d'appliquer des filtres en temps réel pour explorer les données.
2. Tri Dynamique : Activez la fonctionnalité de tri au clic sur n'importe quelle colonne.
3. Pagination Efficace : Gérez automatiquement les grands ensembles de données avec des pages faciles à naviguer.
4. Exportation de Données : Fournissez une exportation en un clic aux formats CSV et Excel pour l'analyse hors ligne.

Un rapport rendu en tant que tableau interactif.

4.1. Configuration de la Source de Données​

Pour lier un widget Tableau à votre rapport, sélectionnez simplement "Rapport" comme source de données et choisissez le rapport souhaité dans la liste déroulante. Le tableau se remplira automatiquement avec les colonnes et les données que vous avez configurées.

4.2. Fonctionnalités Avancées du Tableau pour les Rapports​

Tirez profit de toute la puissance du widget Tableau pour créer une expérience utilisateur riche.

4.2.1. Types de Colonnes​

Personnalisez l'affichage des données en définissant le type approprié pour chaque colonne :

• Chaîne : Pour les données textuelles comme les noms de processus, les statuts ou les descriptions.
• Date : Pour les horodatages, les délais et les dates d'achèvement, avec formatage correct.
• Nombre : Pour les données numériques telles que les durées, les comptages ou les métriques de performance.
• Devise : Pour les données financières, garantissant un formatage correct pour l'analyse des coûts ou le suivi budgétaire.
• Booléen : Pour les valeurs vrai/faux, souvent affichées sous forme de cases à cocher ou d'indicateurs d'état.

4.2.2. Fonctionnalités Interactives​

Améliorez l'interaction des utilisateurs avec ces capacités intégrées :

• Filtrage en Temps Réel : Permettez aux utilisateurs de filtrer par plages de dates, statut ou utilisateurs assignés à la volée.
• Tri Multi-Colonnes : Permettez aux utilisateurs d'organiser les données par plusieurs critères simultanément.
• Sélection de Lignes : Activez la sélection des instances ou des tâches pour les actions en masse.
• Options d'Exportation : Permettez aux utilisateurs de générer des rapports personnalisés au format CSV ou Excel directement à partir du tableau.

4.2.3. Conception Réactive​

Les tableaux sont conçus pour être entièrement réactifs et accessibles sur n'importe quel appareil :

• Optimisation Mobile : Inclut des contrôles tactiles pour une expérience mobile transparente.
• Détails Réductibles : Configurez les lignes pour s'étendre et afficher plus d'informations détaillées.
• Mise en Page Adaptée : Les colonnes s'ajustent automatiquement pour s'adapter à différentes tailles d'écran.

Configuration de la Source de Données.

5. Requête et Filtrage​

Softyflow fournit un moteur de requête flexible pour filtrer vos données de rapport, des conditions simples aux agrégations complexes.

L'interface principale pour la configuration de requête et de filtre.

5.1. Filtrage de Base​

Utilisez des expressions simples pour créer des filtres statiques pour votre rapport.

Un filtre de base pour afficher uniquement les instances "complétées".

5.2. Filtrage Dynamique​

Créez des rapports interactifs en incluant des variables dans vos conditions de filtrage. Ces variables peuvent être liées aux champs d'entrée de votre interface web, permettant aux utilisateurs de filtrer le rapport dynamiquement.

Un filtre dynamique utilisant des variables.

5.3. Requêtes Avancées​

Pour des besoins analytiques plus complexes, vous pouvez écrire des requêtes d'agrégation pour effectuer des calculs sur vos données, tels que compter les instances ou faire la moyenne des durées.

Une requête avancée pour compter les instances groupées par statut.

6. Processus Mesures​

Les rapports sont automatiquement remplis avec des points de données clés, connus sous le nom de mesures de processus, qui sont définis dans votre conception du processus. Ces mesures sont les éléments constitutifs de vos rapports.

6.1. Mesures d'Instance​

Les mesures standard disponibles pour chaque instance de processus incluent :

• ID d'Instance : Un identifiant unique pour chaque exécution de processus.
• Nom du Processus : Le nom du processus associé.
• Dates de Début/Fin : L'exacte chronologie de l'exécution.
• Statut : L'état actuel de l'instance (par exemple, en cours, complété, échoué).
• Durée : Le temps total consacré à l'exécution.
• Initiateur : L'utilisateur qui a démarré le processus.

6.2. Mesures de Tâche​

Les mesures standard disponibles pour chaque tâche utilisateur incluent :

• ID de Tâche : Un identifiant unique pour chaque tâche.
• Nom de Tâche : Le nom lisible par l'homme de la tâche.
• Assigné : L'utilisateur ou le groupe responsable de la tâche.
• Date d'Échéance : Le délai d'achèvement de la tâche.
• Date d'Achèvement : L'horodatage du moment où la tâche a été terminée.
• Écran : L'étape du processus ou le formulaire associé à la tâche.
• Priorité : Le niveau d'importance de la tâche.

7. Sécurité et Contrôle d'Accès​

La sécurité est primordiale en matière de rapports. Le moteur de rapports de Softyflow est entièrement intégré à son modèle de sécurité robuste, garantissant que les utilisateurs ne peuvent accéder qu'aux données qu'ils sont autorisés à voir.

• Accès Basé sur les Rôles : La visibilité du rapport et l'accès aux données sont contrôlés par la gestion des rôles.
• Permissions de Processus : Les rapports héritent automatiquement des permissions de sécurité du processus sous-jacent.
• Filtrage des Données : Le système filtre automatiquement les données en fonction du contexte de l'utilisateur qui les visualise, empêchant l'exposition non autorisée des données.
• Piste d'Audit : Tous les accès et modifications aux rapports sont enregistrés dans les journaux système pour une traçabilité complète.

8. Meilleures Pratiques​

Pour créer des rapports efficaces et performants, suivez ces meilleures pratiques.

8.1. Conception de Rapport​

• Utilisez des Conventions de Nommage Claires : Donnez à vos rapports des noms descriptifs qui indiquent clairement leur objectif.
• N'Incluez Que les Données Pertinentes : Évitez l'encombrement en sélectionnant uniquement les colonnes nécessaires pour atteindre votre objectif analytique.
• Groupez Logiquement : Organisez les mesures connexes ensemble pour améliorer la lisibilité.
• Optimisez pour la Performance : Pour les très grands ensembles de données, limitez l'étendue des données par défaut pour assurer des temps de chargement rapides.

8.2. Configuration du Tableau​

• Utilisez la Pagination : Activez toujours la pagination pour les rapports qui peuvent retourner un grand nombre de lignes.
• Fournissez des Filtres Intelligents : Offrez des options de filtrage utiles et intuitives à vos utilisateurs.
• Configurez pour l'Exportation : Assurez-vous que vos colonnes sont configurées correctement pour une exportation propre et facile.
• Assurez la Convivialité Mobile : Testez vos rapports sur divers appareils pour garantir une conception réactive.

8.3. Optimisation des Requêtes​

• Soyez Spécifique avec les Filtres : Utilisez des requêtes ciblées pour minimiser la quantité de données chargées depuis la base de données.
• Filtrez sur les Champs Indexés : Pour une meilleure performance, appliquez les filtres aux champs de base de données qui sont indexés.
• Définissez des Limites Raisonnables : Équilibrez le besoin de données complètes avec les considérations de performance.
• Envisagez une Stratégie de Cache : Évaluez si le cache peut être utilisé pour les données qui n'ont pas besoin d'être en temps réel.

9. Dépannage​

Si vous rencontrez des problèmes avec vos rapports, voici quelques problèmes courants et leurs solutions.

9.1. Problèmes Courants​

• Aucune Donnée n'est Affichée :
  • Cause : Syntaxe de requête incorrecte, permissions insuffisantes ou aucune donnée correspondant aux conditions de filtrage.
  • Solution : Vérifiez vos permissions de processus, vérifiez la syntaxe de votre requête et assurez-vous qu'il y a des données à afficher.
• Performance Lente :
  • Cause : La requête retourne trop de données ou les filtres ne sont pas optimisés.
  • Solution : Réduisez l'étendue de la requête, ajoutez des filtres plus spécifiques ou appliquez des filtres aux champs indexés.
• Colonnes Manquantes :
  • Cause : Les mesures requises ne sont pas configurées dans la conception du processus.
  • Solution : Accédez à la conception du processus et assurez-vous que toutes les mesures nécessaires sont définies et activées.
• Problèmes d'Exportation :
  • Cause : Types de données incorrects ou problèmes de formatage.
  • Solution : Vérifiez les configurations de type de colonne dans votre widget Tableau et assurez-vous qu'elles correspondent aux données affichées.

9.2. Conseils de Dépannage​

• Testez les Requêtes en Isolation : Avant d'ajouter une requête complexe à un rapport, testez-la indépendamment pour vous assurer qu'elle fonctionne comme prévu.
• Utilisez les Outils de Développeur du Navigateur : Inspectez les requêtes réseau et les journaux de console dans votre navigateur pour identifier les problèmes de chargement de données.
• Vérifiez les Permissions des Utilisateurs : Connectez-vous en tant qu'utilisateur test pour confirmer que les paramètres de sécurité sont appliqués correctement.
• Vérifiez les Journaux Système : Examinez les journaux d'application pour les messages d'erreur liés à la génération de rapports.

Prochaines Étapes​

Avec une solide compréhension des rapports, vous êtes prêt à continuer le développement de votre application Softyflow. Voici quelques étapes recommandées :

• Conception de l'Interface Web : Construisez les interfaces utilisateur où vos rapports seront affichés.
• Conception des Processus : Affinez vos processus pour générer les données dont vous avez besoin pour un rapportage perspicace.
• Intégration de Base de Données : Connectez-vous à diverses sources de données pour enrichir vos rapports.
• Intégration : Intégrez-vous avec les systèmes externes pour extraire des données supplémentaires pour vos rapports.
• Tests & Déploiement : Testez complètement vos rapports dans différents environnements avant le déploiement.
• Surveillance & Exécution : Surveillez activement vos processus et utilisez les rapports pour obtenir des informations continues.

Pour une expérience pratique, nous vous recommandons vivement nos tutoriels étape par étape ou de regarder nos tutoriels vidéo dédiés aux processus et aux rapports.

Pour une exploration plus approfondie des fonctionnalités de rapport avancées, consultez notre documentation détaillée sur les Rapports, le widget Tableau et les Mesures de Processus.